7. KPI, 관리는 어떻게 하는게 좋아?
정말 어려운 과제인 KPI의 목표치(target)까지 과학적으로 타당하게 설정하였다면 9부 능선을 넘었다고 볼 수 있다. 이제 관리만 잘하면 KPI를 운영하여 소기의 성과를 달성할 가능성이 높다. 관리의 핵심은 ‘얼마나 자주 목표 대비 실적을 점검할 것인가?’, 그리고 ‘얼마나 오랫동안 한번 정한 KPI를 유지할 것인가?’로 압축할 수 있다.
KPI의 실적을 너무 자주 점검하면 실행부서에 과도한 부담이 되며 주관부서에는 쓸데없는 일거리가 된다. 얼핏 생각하면 자동화 시스템을 구축하여 실시간으로 점검할 수 있도록 하는 것이 가장 좋다고 생각할 수 있다. 그러나 이는 얻는 것보다 잃는 것이 더 많다. 매 순간의 실적 압박으로 올바른 계획 수립과 시행이 어렵게 된다. 그렇다고 너무 장기의 점검 주기를 갖는 것도 바람직하지 않다.
연구 결과에 따르면, 월 1회의 점검 주기가 가장 좋다고 한다. 분기 1회의 점검 주기보다 긴 점검주기를 갖는 것은 바람직하지 않다. 그럼에도 불구하고 거의 대부분의 조직에서 반기나 연간 1회 점검하는 경우가 많다. 개선해야 한다.
일단 정해진 KPI를 얼마나 오랫동안 유지하는 것이 좋은가?
일반적으로 KPI가 일단 정해지면 오랫동안 일관성 있게 사용하는 것이 바람직하다고 생각하는 경향이 있다. 왜 그런가? 한 번도 구체적으로 따져 보지 않았지만 그렇게 하는 것이 왠지 일관성도 있고 업무 부담도 경감할 수 있어 좋다고 생각한다. 그러나 이는 바람직하지 않다.
법률이 바뀌거나, 환경이 바뀌거나, 관련된 전략이 달성되는 등의 조건 변경의 상황이 발생하면 KPI도 바꾸는 것이 필요하다. 다만 일정한 절차를 거쳐 KPI에 의해 평가 받는 부서와의 협의 하에 변경하는 것이 필요할 뿐이다. KPI를 운영하는 목표는 부서나 사람에 대한 평가를 잘하기 위한 것이 아니라 조직의 목표를 잘 달성하기 위한 것이다. 즉 평가가 아니라 목표 달성이 우선이다. 명심해야 한다.